Protokoler Kemahasiswaan (Catatan Ringkas KPM Unpad)

Korps Protokoler Mahasiswa Unpad merupakan salah satu unit kegiatan mahasiswa yang bergerak dalam bidang keprotokolan yang memiliki harapan agar mampu melahirkan protokoler-protokoler intelek dan profesional. Protokol merupakan hal yang sangat signifikan dan perlu diperhitungkan dalam implementasi keduniawian, hal inilah yang selalu menjadi motivasi bagi KPM Unpad agar tetap survive dan eksis di kampus Unpad tercinta. Sungguh bukan hal yang mudah untuk menjadi seorang protokol yang handal, memerlukan waktu yang cukup lama, keinginan yang keras, usaha yang tiada henti, dan juga kesabaran tingkat tinggi. Dapat disimpulkan bahwa dalam dunia keprotokolan, bukan hanya ada aspek formal, disiplin, tertata rapi, tegas mengikat, tetapi disertai dengan aspek santai, fleksibel, dan having fun... ~ Quoted by: Yayu Rahayu Ruhimat


Sejarah Korps Protokoler Mahasiswa Universitas Padjadjaran (KPM Unpad)

KPM Unpad berdiri pada hari Senin tanggal 18 April 2000 di kampus Unpad Dipati Ukur. KPM Unpad merupakan salah satu Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) yang masih berstatus sebagai kelompok kegiatan mahasiswa yang terdapat di Unpad. Organisasi ini dulu bernama KPMUP yang merupakan unit termuda yang hadir di antara unit-unit kegiatan mahasiswa yang sudah ada di lingkungan Unpad. Walaupun demikian, secara historis kegiatan protokol di Unpad sudah ada secara dogmatis seiring dengan berdirinya Universitas Padjadjaran pada tahun 1957 dengan dipelopori oleh Drs. Soleh Soemirat, MS, Prof. Ben Hikayat, SH, dll.

Di penghujung tahun 1999, sekelompok mahasiswa yang tergabung dalam protokoler mahasiswa Unpad (masih berstatus sebagai tim khusus di bawah koordinasi Sekretariat Rektor) membentuk badan pekerja yang bertugas untuk mempersiapkan UKM yang kelak bernama Korps Protokoler Mahasiswa Universitas Padjadjaran yang diberi nama tim pemrakarsa KPMUP. Tim tersebut terdiri dari:
Ketua: Ade kadarisman (Fikom eks.99);
Sekretaris: Nuri Agus Ramdhani (FE'97);
Anggota:
Hendro Tri (Faperta D3 '96); R.Chandra (Faperta '98); Nicky Yuniffer (FH'98); Wendi Rachman (FKU '98); Ira S. Alfiana (FE'98); Marlia (Fikom '98), Lianty Septiany (Fikom '98), Neng Alia (FH'96).

Dan selanjutnya merekalah yang disebut sebagai pendiri KPM Unpad. Selama kurang lebih 6 bulan melakukan persiapan-persiapan baik teknis maupun non teknis, akhirnya dalam kesempatan audiensi dengan Pembantu Rektor bidang kemahasiswaan, Prof.Dr.H.A.Djojo Saefullah,Drs,MA pada tanggal 10 April 2000 berdirilah KPMUP.

KPM Unpad merupakan UKM yang bertujuan mewadahi mahasiswa/i Unpad yang memiliki minat di antaranya dalam bidang Event Organizer, MC/pembawa acara, dan kegiatan keprotokolan lain, juga dalam rangka mengamalkan Tri Dharma Perguruan Tinggi di lingkungan Unpad. Saat sekarang ini, KPM Unpad tengah berkembang secara progressif seiring dengan datangnya tawaran-tawaran kerjasama dari pihak eksternal Unpad.


Syarat-syarat Petugas Protokol:

1. Disiplin dan loyalitas tinggi.
2. Pengelolaan yang efektif, koordinatif, dan berwibawa.
3. Mengerti standar perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.
4. Menghayati bidang tugasnya.
5. Menguasai segala permasalahan dalam standar operasional.
6. Memiliki kemampuan kerjasama dalam suatu tim.
7. Memiliki wawasan.
8. Memiliki penampilan, etika, dan kemampuan berbahasa yang baik.


Trisatya KPM Unpad

1. Menjadi Protokoler mahasiswa yang beriman dan bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
2. Senantiasa disiplin, cerdas dalam pikiran dan tindakan, serta memegang teguh peraturan organisasi sesuai dengan norma-norma yang berlaku.
3. melaksanakan tugas dengan penuh rasa tanggung jawab, serta mengoptimalisasikan diri untuk kepentingan organisasi, almamater, bangsa, dan negara.

Sekilas Portofolio Kegiatan KPM Unpad

1. Sidang Terbuka Senat Unpad dalam Rangka Dies Natalis.
2. Sidang Terbuka Senat Unpad dalam Rangka Wisuda.
3. Sidang Terbuka Senat Unpad dalam rangka Pengukuhan Guru Besar.
4. Sidang Terbuka Senat Unpad dalam rangka Penerimaan Mahasiswa Baru.
5. Musyawarah Besar Ikatan Alumni.
6. Peresmian-peresmian In-Officio Rektorat.
7. Seminar-seminar, Diskusi Panel, Simposium, Lokakarya.
8. Kegiatan-kegiatan partisipasi Lembaga-lembaga Intern Unpad.
9. Undangan partisipasi MC.
10. Beberapa Acara Nasional, Acara Kenegaraan, dll.
11. MTQ Mahasiswa Nasional VIII, dll
12. Protokol acara Kunjungan beberapa Tokoh Nasional dan Internasional ke Unpad.
13. Acara-acara kedaerahan yang dilaksanakan oleh komunitas mahasiswa Unpad (yang berasal dari beberapa daerah tertentu).
14. Dan lain sebagainya.

Catatan Bunga: Walaupun hanya dalam hitungan bulan mengikuti kegiatan KPM di Unpad Dipati Ukur, cukup banyak wawasan keprotokolan yang saya dapatkan, terutama bahwa protokol itu bukan hanya sekedar menjadi MC, tapi ada banyak elemen protokol lainnya, seperti LO (Liaison Officer), dsb. Sebetulnya sedih juga gak bisa aktif lama d KPM karena banyak bentrok dengan kegiatan fakultas dan jurusan. Namun bersyukur di Pemkab Batang Hari, Bunga sempat mengikuti diklat keprotokolan (materi diklatnya dapat dibaca di postingan sebelumnya). ^_^

Taken From: Manual Book of Ekspektasi KPM Unpad

Wawasan Keprotokolan (Untuk Tugas Keprotokolan Aparatur Pemerintah di Instansi Terkait)

Wawasan Keprotokolan yang dibutuhkan antara lain:

Peran, Fungsi, dan Tugas Protokol
Keprotokolan di lingkungan Pemerintah secara umum dapat diartikan sebagai kegiatan dalam rangka mengatur dan atau mengurus tata kehidupan pejabat (Pejabat Negara dan Pejabat Eselon I) sesuai dengan norma yang berlaku untuk mendukung kelancaran pelaksaan tugas dan kewajibannya.

Kapan seseorang melakukan kegiatan protokol?

1. Di dalam rumah tangga.
2. Di tempat bekerja.
3. Di Lingkungan Tempat Tinggal.
4. Dalam acara-acara kependidikan.
5. Dalam berbagai Acara Kunjungan Kenegaraan.
6. Dalam hubungan antar negara, dan berbagai acara resmi lainnya


Dasar Hukum Keprotokolan:

1. Persetujuan Internasional: Konvensi Wina Tahun 1961 tentang Hubungan Diplomatik, Konvensi Wina Tahun 1963 tentang Hubungan Konsuler.

2. Peraturan Nasional: UU No.9 Thn 2010 ttg Keprotokolan, PP No.62 Thn 1990 ttg Ketentuan Keprotokolan mengenai Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan. UU No.37 Thn 1999 ttg Hubungan Luar Negeri, Keppres No.32/1971 tentang Protokol Negara, dll.


Dasar Non Yuridis: Berupa adat istiadat kebiasaan setempat, nilai sosial dan budaya, asal timbal balik/resiprositas, kaidah agama, dan common sense 9logika umum)

Tujuan Protokol berdasarkan Pasal 3 UU No.9 Tahun 2010:

1. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing, dan atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu, dan atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan masyarakat.

2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan ketentuan yang berlaku, baik secara nasional, maupun internasional.

3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.


Tugas Protokol:
Memberikan pelayanan resmi kepada pimpinan agar mendapatkan kemudahan dalam melaksanakan kegiatan suatu acara atau upacara. Protokol dituntut mampu secara terampil, tanggap, dan profesional dalam penanganan penyelenggaraan acara atau upacara. Protokol juga bertugas mengkoordinasikan dan menyelaraskan semua aspek pendukung dalam berbagai hal yang berkaitan dengan suatu acara atau upacara, sehingga seluruh rangkaian acara dapat berjalan dengan baik dan lancar serta efektif dan efisien.



Kualifikasi MC/Announcer Acara Resmi dan Teknik Pembawa Acara

Pengertian Acara menurut UU No.9/2010 tentang Keprotokolan:
1. Acara Kenegaraan, termuat dalam Pasal 1 ayat 2
2. Acara Resmi, termuat dalam pasal 1 ayat 3.

Pembawa Acara atau announcer/MC mempunyai tugas mengantarkan acara-acara yang telah tersusun dengan berurutan dan teratur ke hadapan hadirin/audience.

Pembawa Acara bertanggung jawab atas lancarnya acara, harus mampu mengatur, berkoordinasi, membagi tugas, dll.

Tugas Pokok Pembawa Acara:
1. Bertugas mengumumkan acara yang akan berjalan, sehingga dibutuhkan pengetahuan dan penguasaan terhadap keseluruhan acara yang akan berlangsung, dibutuhkan pengetahun dan penguasaan etika serta tata bahasa.

2. Bertugas menarik perhatian hadirin untuk mengikuti jalannya acara baik secara visual maupun non visual.

3. Bertugas mengatasi hambatan (jika ada) selama berjalannya acara, dengan demikian, seorang pembawa acara harus peka dan tanggap terhadap suatu masalah, dapat mengisi kekosongan acara, dan menguasai massa dan hadirin.


Teknik Membawakan Acara:
1. Menguasai Acara.
2. Memperhatikan pronounciation, artikulasi, intonasi dalam berbahasa, serta berhati-hati dalam pelafalan kata-kata asing.
3. Suara yang memadai/mumpuni, sehingga dapat menjangkau seluruh audience.
4. Menguasai teknik Pengaturan Nafas,
5. Kepribadian yang terjaga selama membawa acara.
6. Penggunaan alat pengeras suara baik ketika on air atau pun off air.
7. Harus bersikap terbuka agar mampu menerima kritik.
8. Disiplin.
9. Self Confidence.
10. Berpakaian yang sesuai dengan ketentuan selaku pembawa acara.
11. Berdo'a demi kelancaran acara yang dibawakan.


Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sesuai dengan UU No.09 Tahun 2010.

Tata Upacara Bendera dalam Penyelenggaraan Acara Kenegaraan dan Acara Resmi meliputi: Tata urutan dalam upacara bendera, tata bendera negara dalam upacara dalam upacara bendera, tata lagu kebangsaan dalam upacara bendera, dan tata pakaian dalam upacara bendera.

Selengkapnya dapat mendownload UU No.9 Tahun 2010.


Koordinasi Penyiapan Acara Kunjungan

->> Kunjungan ke daerah pada umumnya merupakan pelaksanaan dari tahapan persiapan secara menyeluruh yang dilakukan oleh Unit Kerja Kantor atau petunjuk langsung Pimpinan.

->> Kunjungan Pimpinan ke Daerah pada dasarnya merupakan tanggung jawab Pemerintah Daerah selaku tuan rumah.


Kategori VVIP dan VIP

VVIP:

1. Presiden RI (RI-1)
2. Isteri/Suami Presiden RI (RI-3)
3. Wakil Presiden RI (RI-2)
4. Isteri/Suami Wakil Presiden RI (RI-4)
5. Tamu Negara


VIP:
1. Pimpinan Lembaga Negara.
2. Menteri.
3. Gubernur.
4. dan Pejabat lainnya

Selanjutnya, Rapat Koordinasi dengan unsur-unsur terkait, menjadi acuan dalam pelaksanaan kunjungan.

Status Kunjungan:

1. Kunjungan Kerja: Rapat Dinas, Peresmian Proyek, Musyawarah nasional/Daerah.
2. Peninjauan: pabrik, proyek-proyek pembangunan, inspeksi mendadak.
3. Kunjungan Pribadi/incognito: acara pribadi, acara keluarga, dll.

Beberapa status kunjungan tersebut mempunyai persiapan fasilitas yang berbeda-beda.


Etika dan Etiket Kepribadian Protokoler

Meliputi: Etika berbusana, Etika berperilaku, Etika berbicara, dan Etika selama acara berlangsung.

Contoh Etika Berbusana: Berbusana rapi, resmi, tidak memakai perhiasan mencolok, menggunakan sepatu pantofel yang tidak menimbulkan bunyi ketika melangkah, dll.

Secara detail dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut:

1.Pengertian etika protokol

Etika protokol adalah nilai-nilai, norma-norma atau kaidah-kaidah, ukuran-ukuran yang berupa aturan-aturan tatanan yang harus ditaati dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi pengaturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.

Etika bertujuan meneliti tingkah laku manusia yang dianggap merupakan cerminan dari apa yang terkandung dalam jiwa atau dalam hati nuraninya.

2.Posisi Etiket keprotokolan
-> Al-Qur’an Dan Hadist (kebenaran dunia akhirat)
-> Etika dan Filsafat (kebenaran manusia secara universal)
-> Norma-Norma (kebenaran perspektif budaya)
-> Hukum/Aturan (kebenaran sosial/negara)
-> Etiket/Tata sopan Santun (kebenaran relatif)

3.Definisi Etiket
Etiket asal kata dari perancis “etiquette” yaitu tata sopan santun atau kartu undangan atau label dalam suatu kemasan.
Pengertian luas etiket “etalase” yaitu objek/seseorang sehingga sangat penting dalam membentuk citra seseorang atau sebuah lembaga.

Etiket terkait dengan pergaulan manusia, yang mengandung arti “tata krama”,”sopan santun” dan “tata tertib”. Etiket berkonotasi dengan sesuatu yang indah, cantik atau estetika.

4.Perbedaan Etika dan Etiket

1.Etika
Etika tidak terbatas pada cara dilakukannya suatu perbuatan namun memberi norma pada perbuatan itu sendiri, selalu berlaku tanpa batas ruang dan waktu atau bersifat universal, bersifat absolut/mutlak dengan sanksi yang jelas, dan menyangkut hidup manusia fisik dan non fisik (dunia akhirat).

2.Etiket
Etiket menyangkut suatu perbuatan yang harus dilakukan manusia, hanya berlaku dalam pergaulan manusia, bersifat relatif, dan hanya memfokuskan perhatian pada manusi dari segi lahiriah.


*Dari Berbagai Sumber